Das digitale Verbandbuch

Jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentieren, wie es die Unfallversicherung verlangt — schnell am Verbandkasten, sicher verwahrt und nur für die sichtbar, die es wirklich brauchen. Diese Seite erklärt, was das Verbandbuch kann, wie es arbeitet und wer was sieht.

Auf einen Blick

Wer macht was – und wer sieht was

Im Verbandbuch zählt nicht, wer man im Betrieb ist, sondern welche Funktion man im Verbandbuch hat. Die Leitung des Betriebs vergibt sie. Sie selbst liest das Buch nicht allein wegen ihrer Leitungsrolle — sie bestimmt, wer liest.

Ersthelfende
Tut: tragen Erste-Hilfe-Leistungen und Beinaheunfälle ein.
Sieht: nur den eigenen Eintrag, bis er bestätigt ist, höchstens 24 Stunden — nie fremde Einträge.
Verbandbuchführung
Tut: bestätigt Einträge, ergänzt sie, erstattet Unfallanzeigen, gibt frei, sperrt, erteilt Auskunft.
Sieht: alle Einträge mit Namen — jedes Öffnen mit Vermerk.
Betriebsrat
Tut: zeichnet Unfallanzeigen mit, wird an Untersuchungen beteiligt.
Sieht: die Unfallanzeigen, die er mitzeichnet; untersuchte Unfälle ohne Namen; die Auswertung.
Betriebsarzt
Tut: kümmert sich um die Nachsorge.
Sieht: nur Einträge, die ihm einzeln freigegeben sind, dann mit Namen.
Fachkraft für Arbeitssicherheit
Tut: untersucht schwere Unfälle, wertet aus.
Sieht: Zeitpunkt und Standort bestätigter Einträge; Inhalt oder Namen nur, wenn der Betrieb einen Eintrag freigibt.

Wer Namen lesen kann, meldet sich mit einem zweiten Faktor an — Verbandbuchführung, Betriebsrat, Betriebsarzt und Fachkraft.

So kommt ein Eintrag ins Buch

  1. Erste Hilfe wird geleistet. Danach trägt jemand ein: wann, wo, was geschah, welche Verletzung, welche Hilfe, wer half, wer es sah — die Angaben des Dokumentationsbogens der DGUV.
  2. Der Eintrag landet im Eingang. Einträge von Ersthelfenden oder vom Aushang warten dort auf die Verbandbuchführung.
  3. Die Verbandbuchführung bestätigt oder weist zurück. Zurückgewiesen wird nur mit Grund aus einer festen Liste (etwa doppelt eingetragen). Erst ein bestätigter Eintrag ist Teil des Buchs.
  4. Berichtigen heißt ergänzen, nicht überschreiben. Jede Änderung ist eine neue Fassung mit Grund; die alten bleiben. Alle Fassungen sind über eine Prüfsummenkette verbunden, sodass sich nachträgliches Verändern erkennen lässt.
  5. Nach 5 Jahren wird gelöscht — gerechnet ab dem Tag der Ersten Hilfe, für jeden Eintrag einzeln.

Eintragen ohne Konto: der Aushang

In der Werkstatt hat niemand Zeit, sich erst anzumelden. Deshalb erzeugt die Verbandbuchführung für jeden Verbandkasten einen Aushang mit QR-Code. Wer ihn scannt, kann einen Eintrag abgeben — ohne Konto, ohne App.

Unfallanzeige

Ist jemand nach einem Arbeitsunfall mehr als drei Tage arbeitsunfähig oder stirbt er, muss der Betrieb den Unfall der Unfallversicherung anzeigen (§ 193 SGB VII). Das Verbandbuch fragt die dafür entscheidenden Punkte ab und sagt dann:

Der Betriebsrat zeichnet die Anzeige vor dem Absenden mit. Die Verbandbuchführung vermerkt, wann und auf welchem Weg sie erstattet wurde. Offene Anzeigen mit laufender Frist stehen gut sichtbar auf der Startseite des Verbandbuchs.

Fachkraft und Betriebsarzt

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit Ihres Betreuungsdienstes kann das Verbandbuch nur öffnen, wenn Sie das Verbandbuch in die Betreuung aufgenommen haben. Auch dann sieht sie zunächst nur, dass es Einträge gibt — Zeitpunkt und Standort. Mehr geben Sie je Eintrag frei, in zwei Stufen:

Dem Betriebsarzt geben Sie einen Eintrag zur Nachsorge frei, dann mit Namen. Jede Freigabe lässt sich zurücknehmen und steht im Protokoll. Die Fachkraft schreibt im Buch nichts ein und bestätigt nichts — das Buch führt der Betrieb.

Schwere Unfälle untersuchen

Nach einem tödlichen, anzeigepflichtigen oder sonst ernsten Unfall stößt die Verbandbuchführung eine Untersuchung an und bestimmt, welche Fachkraft sie führt.

  1. Der Stand des Eintrags wird festgehalten. Spätere Ergänzungen bleiben als solche erkennbar.
  2. Die Fachkraft schreibt die Niederschrift: Ursachen, Feststellungen, Empfehlungen.
  3. Fotos, Zeugenaussagen und Skizzen kommen als Belege dazu — auf Schadcode geprüft und verschlüsselt, höchstens 20 MB je Datei und 50 je Untersuchung.
  4. Der Betriebsrat wird beteiligt (§ 89 BetrVG). Er liest den Unfall ohne Namen und bestätigt seine Kenntnis.
  5. Maßnahmen entstehen als Aufgaben und werden bis zur Erledigung verfolgt.
  6. Abgeschlossen wird nur mit der Angabe, ob die Gefährdungsbeurteilung geprüft und angepasst wurde (§ 3 ArbSchG).

Verlangen Unfallversicherung, Behörde, Staatsanwaltschaft oder Gericht die Unterlagen, erstellt die Verbandbuchführung einen Ermittlungsexport: alle Fassungen, Niederschrift, Belege und eine Prüfanleitung, mit der sich ohne Preventra nachrechnen lässt, dass nichts verändert wurde.

Beinaheunfälle

Niemand wurde verletzt, aber es hätte passieren können — genau daraus lässt sich lernen. Ersthelfende und Verbandbuchführung melden Beinaheunfälle mit Zeitpunkt, Standort und einer kurzen Beschreibung. Es gibt kein Feld für eine Person. Die Beschreibung wird trotzdem verschlüsselt, denn Freitext kann einen Namen enthalten, auch wenn er es nicht soll.

Alte Papierbücher

Wer vom Papier umsteigt, muss das alte Buch noch 5 Jahre nach der letzten Eintragung aufbewahren. Die Verbandbuchführung kann es einscannen und ablegen (höchstens 20 MB, am besten als PDF).

Auswertung

Für den Arbeitsschutzausschuss und den Jahresbericht zeigt das Verbandbuch je Jahr die Zahl der Einträge, der anzeigepflichtigen Unfälle und der Beinaheunfälle — nach Monat und nach Standort.

Kleine Zahlen werden nicht ausgewiesen. In einem kleinen Betrieb ist „ein Unfall im März in Halle 2" ein Name. Deshalb erscheint eine Zahl nur, wenn sie 0 ist oder mindestens 5; sonst steht „weniger als 5". Eine Aufschlüsselung nach Monat oder Standort erscheint nur als Ganzes, wenn keine ihrer Zahlen so klein ist — sonst ließe sich die fehlende Zahl aus der Summe zurückrechnen. Gezählt werden nur abgeschlossene Monate.

Datenschutz und Sicherheit

Ein Verbandbuch enthält Gesundheitsdaten von Beschäftigten. Deshalb gilt:

Aufbewahren, sperren, löschen, Auskunft

Aufbewahrung
5 Jahre ab der Ersten Hilfe, je Eintrag. Unfallanzeige, Untersuchung und Belege gehen mit ihrem Eintrag.
Beinaheunfälle
5 Jahre ab dem Ereignis.
Papierbücher
5 Jahre ab der letzten Eintragung.
Zurückgewiesene Einträge
30 Tage, dann gelöscht.
Sperre statt Löschung
Läuft ein Verfahren — Ermittlungen, ein Streit mit der Unfallversicherung, ein Zivilverfahren oder eine behördliche Aufforderung —, sperrt die Verbandbuchführung einen Eintrag oder ein Papierbuch gegen das Löschen (Art. 18 DSGVO). Eine Sperre braucht einen Grund und eine Wiedervorlage in höchstens 2 Jahren; sie endet nie von selbst und läuft nie unbemerkt weiter.
Auskunft
Fragt eine beschäftigte Person, was über sie gespeichert ist (Art. 15 DSGVO), stellt die Verbandbuchführung ihre Einträge zusammen — und nur ihre.

Was das Verbandbuch nicht tut

Rechtsgrundlagen

Diese Seite beschreibt, wie Preventra arbeitet; sie ist keine Rechtsberatung. Für die Einführung liegen eine Vorlage zur Datenschutz-Folgenabschätzung, ein Muster für die Informationspflicht und ein Muster für eine Betriebsvereinbarung bereit.